Iniciativas de Gestão de Processos Organizacionais desenvolvidas por unidades da UFPA aperfeiçoam as atividades da instituição

A Universidade Federal do Pará (UFPA) continua avançando no mapeamento e na melhoria de seus processos organizacionais, alinhando-se aos objetivos estratégicos definidos no Plano de Desenvolvimento Institucional 2016-2025. Diversas unidades da UFPA, com o apoio da Coordenadoria de Gestão de Processos da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN), vêm desenvolvendo fluxogramas e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) de seus processos, que permitem maior clareza e eficiência nas atividades administrativas e acadêmicas.

Aprimoramento dos Processos Administrativos - A Diretoria de Almoxarifado e Patrimônio (DAP) da Pró-Reitoria de Administração (PROAD), é um exemplo de como o mapeamento de processos tem proporcionado melhorias significativas. O mapeamento do processo de Recolhimento de Bens Permanentes Inservíveis, por exemplo, trouxe maior organização e clareza para a destinação de materiais que não estão mais em uso. Davi Tiago Ribeiro, um dos servidores responsáveis pela implementação do mapeamento, explica os ganhos obtidos: “O mapeamento nos permitiu otimizar as etapas das rotinas organizacionais, desde a solicitação bens patrimoniais até a sua destinação final. Agora, temos uma visão mais clara de quem faz o quê, e os recursos são aproveitados de forma mais eficaz, o que resultou em mais agilidade e eficiência.”

Esse trabalho contou com a colaboração da equipe de servidores da DAP, composta por Raimundo Nonato, Lidiane Sorricueta e Adriana Bastos Silva. O mapeamento deste processo resultou em maior transparência, garantindo que as normas da gestão de patrimônio sejam atendidas, um ponto essencial para a gestão pública responsável. Como explica Raimundo Nonato, diretor da DAP, “O mapeamento de processos trouxe mais clareza sobre como o trabalho deve ocorrer e sobre os papéis e responsabilidades, facilitando a execução das atividades”

Agilidade e Padronização no Atendimento - Outro aspecto crucial das melhorias impulsionadas pelo mapeamento de processos é a otimização no atendimento à comunidade acadêmica. A Ouvidoria da UFPA, um dos canais de diálogo entre a Universidade e seus públicos, implementou fluxogramas para organizar processos como os de Pedidos de Acesso à Informação, Triagem e Tratamento de Denúncias e outras manifestações (sugestões, elogios, solicitações e reclamações). Esses fluxos padronizados trouxeram mais clareza às etapas do atendimento e garantiram maior agilidade na resposta aos usuários.

Iraneide Rocha Freire, ouvidora da UFPA, destaca os benefícios que o mapeamento trouxe para o serviço da Ouvidoria foram: “A criação dos fluxogramas e POPs permitiu uma comunicação mais clara com os usuários e uma melhora interna na organização das demandas. Com isso foi possível identificar melhorias na forma como a Ouvidoria se comunica com os usuários, permitindo respostas mais rápidas, padronizadas e com maior transparência, algo essencial para o funcionamento eficiente do órgão.”

Otimização dos Processos Acadêmicos - Na esfera acadêmica, o Instituto de Geociências (IG) também está colhendo frutos com o mapeamento de processos. Nos últimos anos vem sendo desenvolvidas iniciativas no (IG) em áreas como a de Gestão de Pessoas, na Coordenadoria de Planejamento, Gestão e Avaliação (CPGA) e na Secretaria Integrada de Graduação.

A coordenadora da (CPGA), Michela Mendes, reforça a utilidade do desenvolvimento dos fluxogramas: “Eles são extremamente úteis para visualizar os processos de forma clara e ágil, permitindo uma gestão mais eficiente das nossas atividades.” A servidora Aline Teixeira, da Divisão de Gestão de Pessoal do (IG), ressalta a importância do mapeamento na melhoria dos processos relacionados ao Plano de Desenvolvimento de Pessoal e à Progressão de Docentes. “Os fluxogramas contribuíram muito para que possamos padronizar atividades e, assim, aprimorar o desenvolvimento das nossas atividades rotineiras em Gestão de Pessoas”, destaca Aline.

Na Secretaria Acadêmica, a criação de fluxogramas foi fundamental para facilitar a implantação da Secretaria Integrada de Graduação e a configuração do Sistema SAGITTA, que gerencia as demandas dos discentes. A servidora Larissa Pinon de Carvalho comenta que: "O mapeamento de processos ajudou significativamente no momento da criação da Secretaria, pois nos deu clareza para configurar o SAGITTA, de modo a atender os usuários internos com mais eficiência."

A secretaria executiva do IG é outro setor em que o mapeamento de processos ajudou na otimização de tramitação de processos administrativos. A frente deste trabalho está a servidora Cristiane Braga, que define esta iniciativa como essencial para a qualidade do atendimento prestado pela secretaria. Um resultado efetivo dessa iniciativa, conjugado com o uso de sistemas digitais administrativos como o Sipac e o Sagitta, é a agilidade com que os processos tramitam e a transparência que permite aos interessados monitorar o fluxo de tramitação. Os POPs e fluxogramas são disponibilizados no site do IG que possui um repositório próprio de todos os processos mapeados.

O diretor do IG, professor Arnaldo de Queiroz da Silva, reforça a importância do apoio da direção para o sucesso dessas iniciativas: "A Direção sempre incentivou fortemente o desenvolvimento e a implementação de fluxogramas e procedimentos operacionais que permitem uma melhor organização e transparência nas nossas atividades administrativas e acadêmicas."

Outra unidade da área acadêmica que desenvolveu uma iniciativa de mapeamento de processos foi a Pró-Reitoria de Relações Internacionais (PROINTER), que mapeou em 2023 o processo de Parecer de Afastamento para Missão Internacional, que organiza a solicitação e aprovação da participação de docentes e servidores em missões e eventos internacionais.

Naima Comesanha e Silva, servidora da PROINTER envolvida neste mapeamento, ressalta a importância dessa iniciativa: “Nosso objetivo com o mapeamento foi garantir que o processo de afastamento fosse claro para todos os envolvidos, desde a solicitação até a aprovação final, garantindo o reconhecimento da relevância da missão internacional”

Esses avanços, em diversas áreas da UFPA, demonstram como a implementação de mapeamentos e fluxogramas está contribuindo para uma gestão mais clara, eficiente e transparente, impactando positivamente o fortalecimento e aprimoramento dos processos organizacionais, e o desempenho administrativo e acadêmico da Universidade.

Unidades interessadas em adotar práticas de gestão de processos podem desenvolver iniciativas semelhantes, com o apoio da Coordenadoria de Gestão de Processos da PROPLAN. A coordenadoria oferece suporte técnico por meio de materiais, palestras, capacitações e visitas técnicas, auxiliando no mapeamento e na implementação de melhorias nos processos organizacionais.

Os fluxogramas e POPs já desenvolvidos e aprovados pelas unidades da UFPA estão disponíveis no site do Portal de Gestão de Processos da UFPA em https://proplan.ufpa.br/gestaodeprocessos/