UFPA finaliza o 3º Ciclo de Mapeamento de Processos Organizacionais

No período de maio a dezembro de 2021 foi desenvolvido o 3º Ciclo de Mapeamento de Processos Organizacionais (3º CIMAPRO), no qual foram mapeados 5 processos organizacionais de diferentes unidades da UFPA.

Tabela 1 - Processos organizacionais mapeados no 3º CIMAPRO

Durante este 3º CIMAPRO foram realizadas reuniões virtuais e presenciais com os servidores das unidades envolvidas, entrevistas de mapeamento e preenchimento de formulários, até que se chegasse aos mapeamentos dos processos materializados nos Fluxogramas de Processos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs).

Esses documentos já estão disponíveis para consulta no Portal de Gestão de Processos da UFPA (https://www.proplan.ufpa.br/gestaodeprocessos).

Figura 1 - Recorte de tela de uma das reuniões virtuais do 3º CIMAPRO

Além dos POPs e Fluxogramas, neste 3º Ciclo também foram construídos indicadores para controle e medição da execução dos processos organizacionais mapeados e foram identificadas melhorias a serem implantadas para torná-los mais efetivos.

Figura 2 - Etapas que fizeram parte do 3º CIMAPRO

A Pró-Reitora de Planejamento Cristina Yoshino destaca que “os POPs e Fluxogramas disponibilizados no Portal de Gestão de Processos são documentos orientativos para a realização das atividades administrativas e acadêmicas da Universidade. A disponibilização desses materiais permite com que todos os envolvidos e interessados tenham uma visão geral e uma melhor compreensão dos fluxos que fazem parte de processos organizacionais prioritários para o alcance dos objetivos estratégicos da instituição.”

Gestão de Processos Organizacionais - A UFPA utiliza a Gestão de Processos Organizacionais por ser uma ferramenta de gestão que visa a promover maior padronização, organização, redução de ineficiências e melhoria dos resultados gerados pelas atividades administrativas contínuas. A adoção dessa metodologia contribui para o alcance dos objetivos estratégicos do PDI 2016-2025, especialmente o de “Melhorar e fortalecer a governança dos processos internos”.

A metodologia de Gestão de Processos adotada atualmente pela UFPA foi lançada em abril de 2019 (https://proplan.ufpa.br/index.php/ultimas-noticias/231-proplan-apresenta-o-portal-de-gestao-de-processos-organizacionais-da-ufpa) e em 2020 foi lançado o Portal de Gestão de Processos da UFPA (https://www.portal.ufpa.br/index.php/ultimas-noticias2/11671-proplan-apresenta-o-portal-de-gestao-de-processos-organizacionais-da-ufpa). Desde então, a Universidade promove os Ciclos de Mapeamento de Processos Organizacionais (CIMAPROs), sob a coordenação da Diretoria de Gestão estratégica (DIGEST/PROPLAN), que direciona esforços visando o mapeamento e melhoria de processos organizacionais prioritários da instituição.

Figura 3 – Tela de formulário de coleta de informações para o mapeamento de processo organizacional utilizando durante o 3º CIMAPRO

Esses esforços têm permitido que a UFPA avance no mapeamento de seus processos organizacionais, de forma que o Portal de Gestão de Processos já conta atualmente com mais de 30 processos mapeados, e mais de 80 manuais e guias de orientação.

Para visualizar e baixar os processos organizacionais já mapeados e os referidos manuais e guias, acesse o Portal de Gestão de Processos da UFPA em:

https://proplan.ufpa.br/gestaodeprocessos